Arbeite mit einer Aufgabenliste
Du musst sicherstellen, dass du deine Aufgaben ordentlich organisiert abarbeitest. Das wiederum funktioniert nur, wenn du eine Aufgabenliste führst.
Ob du diese per Computer, oder per Hand führst, ist nicht so wichtig. Hauptsache du führst sie.
Hierzu möchten wir dir ein paar Tipps mit auf dem Weg geben:
- Beende jede Aufgabe auf dieser Liste mit einem Verb (Firma XY anrufen, Blogartikel schreiben)
- Setze dir für alle Aufgaben auf dieser Liste ein Zeitlimit und notiere dieses neben der jeweiligen Aufgabe
- Ordne die Aufgaben auf deiner Liste nach Prioritäten und arbeite sie dann Schritt für Schritt ab.
Setze dir Prioritäten
Wie im ersten Tipp schon erwähnt, solltest du deine Aufgaben stets nach Prioritäten reihen, um sie so Schritt für Schritt (von der wichtigsten bis zur am wenigsten wichtigsten) abarbeiten zu können.
Wir schlagen dabei Folgendes vor:
- Zu allererst erledige ich die „Eat the frog“-Aufgabe. Das ist die unangenehmste Aufgabe des Tages.
- Im Anschluss folgt die wichtigste Aufgabe des Tages.
- Erst danach kommen die wichtigen und dringenden Aufgaben an der Reihe.
- Jetzt folgen noch die nicht dringenden, aber wichtigen (also die terminierten) Aufgaben.
- Den Rest des Tages verbringest du mit weniger wichtigen Aufgaben, die aber auch erledigt werden wollen. Das sind meistens administrative Dinge.
Die Prioritäten richtig zu setzen, ist einer der wichtigsten Zeitmanagement-Tipps die wir dir mit auf den Weg geben können.
Plane deinen Tag
Eigentlich haben wir das mit den ersten beiden Zeitmanagement-Tipps ja schon erledigt, allerdings fehlen da zur Tagesplanung noch ein paar Bestandteile.
Nachdem du nun die Prioritäten richtig gesetzt hast, solltest du deine Aufgaben in einem Stundenplan unterbringen. Das bedeutet du setzt dir für jede deiner Aufgaben einen Zeitrahmen und trägst diesen in den Kalender ein.
Dort stehen deine Aufgaben dann neben deinen Terminen. So hast du stets den Überblick, was als nächstes zu erledigen ist und wieviel Zeit dir zur Erledigung bleibt.
Arbeite mit Wochen- und Tageszielen
Ziele helfen dir dabei, dich stets auf das Wichtige zu fokussieren. Deine Ziele stellen also den roten Faden dar, mit dem du dich durch die Woche oder durch deinen Tag arbeitest.
Indem du diese Ziele festlegst, hast du den Fokus ganz automatisch (wie ein Autopilot) auf das Wichtige gerichtet. Wesentlich dabei ist jedoch, dass diese Ziele immer schriftlich festgehalten werden.
Mach es dir zur Regel, niemals ohne ein Ziel in eine neue Woche oder einen neuen Tag zu starten.
Eliminieren, automatisieren und delegieren
Diese drei Schritte sind essenziell, wenn es darum geht, sich die Zeit besser einzuteilen. Unter allen Zeitmanagement-Tipps dieser Welt, wirst du kaum einen besseren finden.
Beginnen wir zunächst einmal mit dem Eliminieren:
Eliminiere alle Aufgaben, Projekte, und Dinge die für dich keinen Nutzen mehr haben. Glaube mir, es gibt genug davon. Durchforste in den nächsten Tagen deine Aufgabenliste und du wirst mit Sicherheit fündig werden. Hinterfrage dazu einfach bei jeder deiner Aufgaben den Sinn, der dahinter steht.
Im zweiten Schritt automatisierst du dann so viel wie möglich. Automatisierungen festzulegen ist in unserem Technik-Zeitalter überhaupt nicht mehr schwer. So kannst du zum Beispiel Regeln für deinen E-Mail Posteingang definieren, oder mit den Tools IFTTT oder Zapier arbeiten.
Im dritten Schritt heißt es dann zu delegieren. Alles was du nicht eliminieren und nicht automatisieren konntest, und was nicht wichtig genug ist, um es selbst tun zu müssen, solltest du auf alle Fälle delegieren..
Arbeite ähnliche Aufgaben geblockt ab
Ganz egal ob es sich dabei um E-Mails, administrative Arbeiten oder sich stets wiederholende Arbeiten handelt, versuche so viel wie möglich davon geblockt abzuarbeiten.
Für diese geblockten Arbeiten lege dir eigene Zeiträume, im Laufe des Tages (zum Beispiel für meine E-Mails), oder im Laufe der Woche (zum Beispiel der Samstag für meine administrativen Arbeiten), fest. So brauchst du diese Dinge nur zu sammeln und beschäftige mich erst zu einem speziell festgelegten Zeitpunkt damit.
Erledige kleine Aufgaben während Wartezeiten
Kleinere Aufgaben lassen sich ohne Probleme auch zwischendurch abarbeiten. Wenn du also zum Beispiel auf die öffentlichen Verkehrsmittel oder einen Arzttermin wartest, dann ist es der richtige Zeitpunkt um diese kleinen Dinge zu erledigen.
Wenn du schon auf wem oder etwas warten musst, dann sollte die Wartezeit wenigstens sinnvoll genützt sein.
Gib Zeitdieben keine Chance
Zeitdiebe gibt es viele: Das können Personen in deinem Umfeld sein, Social Media Anwendungen, Perfektionismus, oder Dinge die du eigentlich gar nicht mehr tun müsstest und nur noch tust, weil du sie schon immer gemacht hast.
Versuche solche Zeitdiebe zu finden und eliminiere sie so schnell wie möglich. Gehe einfach in den nächsten Tagen achtsam durch deinen Tag und halte immer wieder Ausschau nach solchen Zeitdieben.
Lerne nein zu sagen
Ja, dass „Nein“ sagen kann man lernen. Es ist sogar überlebenswichtig, wenn du produktiv und effizient sein willst.
Unter all diesen Zeitmanagement-Tipps ist das mit Sicherheit der am schwierigsten umzusetzende. Aber mit dem nötigen Willen ist er zu schaffen.
Erledigt ist besser als perfekt
Perfektionismus ist einer der größten Zeitdiebe vieler Menschen. Klar, man soll die Dinge gut machen, vielleicht sogar sehr gut, aber perfekt ist in vielen Bereichen nicht notwendig. Erledige deine Dinge einfach, gut und schnell und du wirst besser dastehen als jemand der seine Dinge perfekt erledigt und dafür ewig benötigt. Und was noch viel wichtiger ist, du wirst dich besser dabei fühlen.
Sage dir dazu immer wieder den Satz „erledigt ist besser als perfekt“ vor, und irgendwann wirst du diese Einstellung übernommen haben.
Arbeite am wichtigen
Diesen Ratschlag hast du sicher schon oft in Verbindung mit Zeitmanagement-Tipps gehört. Wie das Pareto-Prinzip (auch 80/20-Regel genannt) besagt, können wir mit 20 % unseres Inputs, 80 % Output erreichen. Dazu ist es allerdings notwendig an den wichtigen Dingen zu arbeiten und die unwichtigen Dinge entweder zu minimieren, oder ganz zu eliminieren.
Nie mehr aufschieben
Wenn du Arbeiten aufschiebst, bedeutet das automatisch, dass sich der Rückstau immer weiter erhöht. Aufschieben heißt außerdem den Kopf nicht frei zu haben.
Bedeutet, du bist gehemmt, weil du die aufgeschobene Arbeit immer im Hinterkopf hast, und so nie zu 100 % produktiv und effizient arbeiten kannst. Aus diesem Grund solltest du das Aufschieben unbedingt vermeiden.
Fazit für dein Selbstmanagement
Beherzige diese Zeitmanagement-Tipps und du wirst plötzlich wesentlich mehr Freizeit zur Verfügung haben. Mehr Freizeit für die wirklich wichtigen Dinge, wie zum Beispiel deine Familie, Freunde, Sport, Hobbys und ähnliches.
Quelle: Thomas Mangold, Autor, Podcaster, Keynote-Speaker